Ett av nyföretagarens första beslut är att välja bokförare. Hur vet jag vilken bokföringsbyrå som passar för mina behov? Vad borde jag beakta i valet av bokföringsbyrå? Läs företagscoachens tips för hur ett lyckat partnerskap skapas.
Ensamföretagaren behöver inte verka helt ensam. Som stöd för ditt entreprenörskap bör du genast från första början skapa en ring av goda partnerskap omkring dig. Valet av bokföringsbyrå är ett av företagarens första och viktigaste beslut. Välj rätt partner och du kan i hög grad påverka hur din affärsverksamhet styrs och vilket resultatet blir.
– Få företagare har bokförarkompetens. För den som saknar den kompetensen är det bortkastad tid att lära sig bokföring i stället för att sköta sin business. En bokförare gör jobbet många gånger snabbare, så bokföringen blir billigare för företaget och sannolikheten för att allt blir rätt är större, säger företagscoachen Timo Toivanen från TT Valmennus.
I synnerhet företagare i begynnelsestadiet brukar vara ensamma. Det betyder att bokföraren kan vara en viktig partner att diskutera med och en källa till tips om till exempel skatterelaterade frågor.
Läs mera: Hur kan typiska nybörjarfel i företagets ekonomiförvaltning undvikas?
Hur väljer jag en bra bokföringsbyrå?
Men hur vet jag vilken bokföringsbyrå som är bra? Till att börja med är det bra att förstå skillnaden mellan extern och intern redovisning. Extern redovisning syftar uttryckligen på bokföring och uppgörande av bokslut – alltså den så kallade lagstadgade biten som producerar information om företagets ekonomi, i första hand för instanser utanför företaget. Därtill finns den interna redovisningen som ger företaget självt viktig information via till exempel lönsamhets- och prissättningskalkyler samt budgetering och diverse prognoser. Just detta gör man klokt i att vara uppmärksam på vid val av bokföringsbyrå.
– I bokföringsbyråns grundläggande processer ingår att sköta den externa redovisningen, alltså bokföring och bokslut. Den interna redovisningen uppfattas ofta som extra och alla bokförare har inte denna tilläggskompetens. I våra dagar strävar de flesta bokföringsbyråer efter att erbjuda också intern redovisning. Det är därför viktigt att du som företagare, innan du fattar ditt beslut, med egna ord försöker uttrycka vad du kan själv och vilken hjälp du behöver. Problemet visar sig faktiskt ofta vara att företagaren inte förstår vad hen skulle kunna behöva, säger Toivanen.
Skickliga bokföringsbyråer tar i sin inledningsprocess ställning till olika typer av behov, förutsatt att företagaren också är beredd att betala för sådant som enligt lag är extra men i företagets perspektiv är viktig kompetens. Om ni har avtalat om endast bokföring på basnivå torde avtalet inte omfatta rådgivning och intern redovisning. I så fall kan man felaktigt få för sig att ekonomiförvaltningen är väl omhändertagen.
– Det är den ändå inte. Bara den lagstadgade biten sköts medan den interna ekonomiförvaltningen inte är det – och den är ändå oundgänglig för att du ska kunna leda din affärsverksamhet. Det viktigaste är att du inte lämnar den interna redovisningen helt vind för våg. Du kan till exempel be om hjälp av någon mer erfaren företagare i bekantskapskretsen eller av ett regionalt utvecklingsbolag (i Östra Nyland Posintra). Du kan också själv skaffa dig kompetens och insikt i problematiken.
Läs mera: Vad ska varje företagare veta om sin affärsverksamhet?
Viktiga frågor vid val av bokförare och bokföringsbyrå
När du jämför och undersöker utbudet av bokföringsbyråer kan du ta hjälp av de viktiga frågor som räknas upp av Timo Toivanen, företagscoach och ekonomisk vägledare. De hjälper dig att komma underfund med om bokföringsbyrån motsvarar dina egna behov och att förstå vad byrån behöver av dig, som underlag för ett fungerande partnerskap.
- Vilken information och vilket material behöver du få av mig? Vilken är min roll, vilken är din roll som bokförare, hur fungerar den här processen? Bokföraren behöver information om till exempel fakturorna för att bokföringen ska bli korrekt.
- Vad kräver bokföringen av mig som företagare? Hur mycket tid måste jag avsätta för detta ändamål?
- Om den aktuella bokföringsbyrån sysselsätter fler bokförare än en, vem av er är det som kommer att sköta just min bokföring och kan jag prata med den personen? Det är bäst att redan på förhand kolla personkemin.
- Vilken är din erfarenhet och kompetens, hur länge har du varit i branschen?
- Vilken sorts företag har du haft att göra med? Har du skött bokföring i min egen bransch? Om sådan branscherfarenhet saknas är det bäst att fundera på om det finns anledning att söka reda på en bokförare som har denna erfarenhet. Varje bransch har sin egen nyans som också inverkar på bokföringen. Detta ska du beakta i synnerhet om du är i behov av rådgivning.
- Glöm inte småpratet – det kan ge dig en antydan om hur personkemin kommer att fungera.
Extratips! Toivanen rekommenderar elektronisk ekonomiförvaltning för alla nyföretagare. Den vägen ser du hela tiden det aktuella läget i fråga om till exempel fakturor och den hjälper dig att bättre förstå bokföringen och att kolla upp din egen lönsamhet.
Behöver du hjälp med att starta ett företag eller på företagets startsträcka? Funderar du på vilka kalkyler du behöver och hur du gör dem? Boka tid hos Posintras avgiftsfria företagsrådgivning
Boka tid
Timo Toivanen på TT Valmennus har verkat som företagsekonomisk utbildare också i Posintras Resultatsmedjor. Materialet för Timos ekonomiskola (Yrittäjän Talouskoulu I och II) finns i vår Materialbank.
Bilder: Unsplash
VARAA AIKA