Tämä on Posintra Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste. Laadittu 18.5.2018. Viimeisin muutos 31.1.2022.
Posintra Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
1.Rekisterinpitäjä
Posintra Oy (y-tunnus 1481499-6)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Fredrik Pressler, toimitusjohtaja
Posintra Oy
Lundinkatu 8, 06100 Porvoo
vaihde p. 010 836 7700
sähköposti:
2. Rekisterin nimi
Posintran asiakas- ja sidosryhmärekisteri
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Posintra Oy:n asiakas- ja sidosryhmätietojen taltiointi ja ylläpito.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tarkoituksissa, jotka liittyvät sidosryhmä- ja asiakassuhteiden hoitamiseen, markkinointiin, hallinnointiin ja kehittämiseen.
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sen järjestämisvastuulle kuuluvissa sidosryhmille, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille suunnatuissa tapahtumia ja matkoja koskevissa järjestelyissä sekä niihin liittyvässä viestinnässä mukaan lukien yleishyödyllinen tiedottaminen ja yhteisöille kohdistettu viestintä.
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
4. Rekisterin pitämisen perusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
(a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
(b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi;
(c) käsittely koskee henkilötietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkisiksi.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää yhteystietoja Posintra Oy:n asiakkaista ja sidosryhmäläisistä sekä tapahtumia ja matkoja koskevissa järjestelyissä rekisteröidyn Posintra Oy:lle luovuttamia tietoja. Tähän sisältyy myös esim. tapahtumailmoittautumiset ja -osallistumiset, tapaamiset sekä kirjeenvaihto.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään julkisista lähteistä kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), organisaatioiden internetsivustoilta, rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja erilaisten Posintra Oy:n järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai koulutusten yhteydessä ja kun hänelle kohdistetaan viestintää.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty tai mitä lainsäädäntö edellyttää.
8. Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa matkatoimistolle/lentoyhtiölle matkan toteuttamiseksi tai tapahtumakumppaneille tapahtuman järjestelyyn ja toteuttamiseen liittyvissä tarkoituksissa, jotka yksilöidään tapahtumakohtaisesti.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Yritystietoja voidaan julkaista organisaation tarjoamissa palveluissa (esimerkiksi yrityshakemisto). Yritysasiakas voi itse muokata näkyvyyttään palveluissa ja kieltää oman näkyvyytensä Porvoon seudun yritys- ja palveluhakemistossa olemalla yhteydessä palveluntuottaja Posintraan.
Posintra Oy ei luovuta tietoja rekisterin ulkopuolelle, eikä siirrä tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on järjestelmätoimittajan (henkilötietojen käsittelijän) suojatulla palvelimella. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
(a) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:
(i) käsittelyn tarkoitukset;
(ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät;
(iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa;
(iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit;
(v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä;
(vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; ja
(vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot;
(b) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;
(c) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;
(d) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa;
(e) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa;
(f) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
(g) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Rekisteröidyllä on oikeus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot maksuttomasti enintään kerran vuodessa. Tarkastus- tai korjauspyyntö tulee tuoda henkilökohtaisesti ja kirjallisena rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 31.1.2022.
VARAA AIKA