Lisää kauppaa julkisista hankinnoista

Uudenmaan Yrittäjien Sanna Meronen-Vilenius tarkasteli alustuksessaan julkisten hankintojen volyymia, kokonaiskuvaa sekä hankintojen perusperiaatteita – avoimuutta, syrjimättömyyttä, suhteellisuutta ja tasapuolisuutta. Alustuksen jälkeen paneelikeskusteluun osallistuivat Porvoon kaupungin hankintayksikön edustajat Tarja Juvonen ja Marja-Leena Virta.

Paneelikeskustelussa tunnistettiin sekä markkinakartoituksen että markkinavuoropuhelun merkitys ja tarkasteltiin, miten asiat Porvoossa toimivat. Asiantuntijoiden ajatuksilla etsittiin konkreettisia keinoja, miten pk-yritykset voisivat päästä paremmin tarjouskilpailuihin mukaan. Yritysten palveluiden ja tuotteiden esiintuonti kuin myös näkyvämpi viestiminen julkisista hankinnoista ovat asioita, joihin voidaan vaikuttaa heti. Kotiläksynä yrityksille annettiin hakuvahtien teko eri hankintailmoitusalustoille.

Paneelikeskustelun kommenttipuheenvuoron piti Mika Toivari Rosk’n’rollista. Hän peilasi paneelin puheita omiin hankintakokemuksiin. Ajankohtaisena esimerkkinä Toivari käytti juuri käynnistymässä olevaa Itä-Uudenmaan lieteurakoinnin kilpailutusta, jossa onnistuminen edellyttää monipuolista kalustoa sekä tiivistä yhteistyötä urakoitsijoiden kanssa.

Tilaisuuden aikana osallistujien oli mahdollisuus vastata kyselyyn, joiden tuloksia tarkasteltiin keskustelun pääteeksi. Vastaajista 45 % oli osallistunut hankintoihin tarjoajana ja 13 % hankkijana. Osallistujilta kysyttiin, kuinka moni vastaajista seuraa hankintojen ilmoituskanavia. Yli puolet (54 %) vastasi, ettei seuraa mitään kanavaa. Seuraajien parissa tutuimmat olivat HILMA (17 %) ja Tarjouspalvelu (15 %). Vastaajista 67 % kertoi menestyneensä viimeisimmässä hankinnassa, mutta vain 21 % ilmoitti osallistuneensa markkinavuoropuheluun.

Osallistujien oli mahdollista esittää myös avoimia kommentteja ja kysymyksiä, joihin valmisteluryhmä paneutui tilaisuuden jälkeen. Kommenteissa toivottiin mm. enemmän aitoa avoimuutta pienhankintoihin liittyen, esim. konsultoinnin suhteen. Hankintayksiköt tekevät puitesopimuksia eri asiantuntijapalveluiden tuottajien kanssa. Osallistuminen puitesopimuskilpailutukseen avaa myös pienemille konsulttitoimijoille mahdollisuuden päästä mukaan palvelutuottajiksi.

Kommenteissa tuotiin esiin se, että pienhankinnat koetaan olevan usein hankalia ja monimutkaisia mikroyrityksen vinkkelistä. Tavoite kuitenkin on, että tarjouspyynnöt laaditaan mahdollisimman selkeiksi. Tarvittaessa mm. kehitysyhtiöt ja Uudenmaan Yrittäjien hankintaneuvoja voivat auttaa maksutta tarjoajaa tarjousvalmistelussa. Lisäksi tarjoajien on hyvä hyödyntää usein tarjouspyynnöissä osoitettua kysymys-vastaus-mahdollisuutta.

Hankintailmoitusten takaisinvetoon kiinnitettiin huomiota. Takaisinveto perustuu aina painavaan syyhyn, joita voivat olla mm. hankintamenettelyn aikana muuttuneet olosuhteet tai tilattavaan palveluun kohdistuvat tekniset vaatimukset. Joskus voi myös olla niin, ettei yksikään saaduista tarjouksista vastaa tarjouspyyntöä tai mahdu tehtävään varattuun määrärahaan.

Entä miten pienet yritykset pääsisivät paremmin mukaan kilpailutuksiin? Tässä ratkaisuiksi nähtiin tarjouspyyntöjen jakaminen osiin, ajantasaisen toimittajarekisterin ylläpito sekä säännöllinen markkinakartoitus ja -vuoropuhelu. Koska julkiset hankinnat ovat julkisia, on hankinnoista saatavissa tietoa myös julkisista lähteistä kuten esim. kuntien talousarviovalmistelusta ja lautakuntien päätöksistä.

Voiko julkinen hankkijaosapuoli muuttaa sopimusta kesken sopimuskauden tai avata uuden kilpailutuksen pohjautuen uuteen hankintarajaan? Ei voi. Silloin kyseessä olisi sopimusrikkomus. Tehdyt hankintasopimukset sitovat kumpiakin osapuolia. Lisäksi kommenteissa pohdittiin vaikutelmaa siitä, että pienhankinnoissa voittajat olisi päätetty ennalta. Tämä on hankintojen periaatteiden vastaista ja asiaan voidaan kiinnittää huomiota mm. entistä avoimemman viestinnän keinoin.

Hankintojen kiireellisyys pohditutti myös yleisöä – on koettu niin, että tarjouksia pyydetään vain muutama päivä ennen hankinnasta päättämistä. Tämä ongelma todettiin osittain olevan olemassa. Hankintayksiköt tekevät kuitenkin parhaansa ennakoidakseen tulevat hankinnat, mutta joissain tapauksissa hankintaan liittyy aikataulupaine, esim. korjausta vaativa kohde tulee saada kuntoon mahdollisimman pian. Näissäkin tapauksissa ajan tasalla oleva toimijarekisteri auttaa hankintayksikköä.

Aamukahvitilaisuus oli osa BusinessPorvoo -toimintaa. Tällä kertaa tilaisuuden järjestelyistä vastasi kehitysyhtiö Posintra Oy. Seuraavan kerran aamukahvitilaisuus kutsutaan koolle 8.5.2025.